Automatizar

Cuándo hace falta

Tres señales de que hay algo para automatizar.

"Lo cargamos dos veces."

Una vez en el sistema de gestión y otra en la planilla, o en la tienda, o en el Excel del gerente. Cada duplicación es una chance de que los números no cierren.

"Eso lo sabe hacer solo Marcela."

Hay un proceso que depende de una persona y de un archivo en su escritorio. Cuando se toma vacaciones, se frena.

"El reporte llega el día 12."

Y se arma a mano. Para cuando está listo, la decisión que iba a apoyar ya se tomó sin él.

Qué incluye

Tres tipos de trabajo.

Procesos

Tareas que se repiten

Carga y cruce de datos entre planillas y sistemas
Circuito de aprobaciones con registro de quién firmó
Emisión y envío automático de documentos
Conciliación de movimientos y detección de diferencias
Alertas solo por excepción, no por cada evento

Integraciones

Sistemas que no se hablan

Sistema de gestión ↔ tienda online
Facturación electrónica y bancos
Conexión por API con proveedores y clientes
Sincronización de stock entre sedes
Puente con sistemas viejos sin API, vía archivo o base

Visibilidad

Tableros e informes

Tablero con los indicadores que mirás de verdad
Informes que se arman y se envían solos
Registro de auditoría de cada operación
Acceso por rol: cada uno ve lo suyo

Lo que no hacemos

Límites explícitos

No automatizamos un proceso que está mal diseñado: primero se arregla
No reemplazamos gente sin que lo digas vos, explícitamente
No tomamos proyectos donde no se pueda medir el antes
No dejamos cajas negras: todo queda documentado y es tuyo

Cómo se decide

Si no se paga solo en un año, te decimos que no.

Antes de cotizar medimos cuánto tiempo consume hoy el proceso. Ese número decide si el proyecto va. Esta es la grilla que llenamos juntos en el relevamiento.

Grilla de evaluación · ejemplo real de una distribuidora

Proceso	Frecuencia	Horas / mes hoy	Después	Veredicto
Carga de pedidos al sistema	Diaria	56 h	4 h	Va
Actualización de stock en la tienda	Diaria	18 h	0 h	Va
Conciliación de cobranzas	Semanal	12 h	3 h	Va
Reporte de ventas por vendedor	Mensual	6 h	0 h	Va
Alta de proveedor nuevo	Mensual	2 h	1,5 h	No justifica
Armado de lista de precios	Trimestral	4 h	3 h	No justifica

Los dos últimos renglones son tan importantes como los primeros. Un proveedor que te dice que todo se puede automatizar te está vendiendo horas, no resultado.

Caso

Distribuidora, tres depósitos.

Antes

Los pedidos de la tienda se imprimían y se cargaban a mano
El stock de la web se actualizaba una vez por día, a ojo
Se vendía mercadería que ya no estaba: 9 cancelaciones por mes
El reporte de ventas llegaba el día 12 del mes siguiente

→

Siete semanas después

El pedido entra solo al sistema de gestión, con validación
Stock sincronizado cada quince minutos
Cancelaciones por faltante: menos de una por mes
Tablero en vivo, sin esperar cierre
14 horas semanales devueltas al equipo administrativo

Dudas de esta unidad

Mi sistema de gestión es viejo y no tiene API. ¿Se puede igual?+

Si no hay API, trabajamos contra la base de datos en modo lectura, o por intercambio de archivos, o automatizando la interfaz misma. Es menos elegante y lo decimos así, pero funciona y es lo que resuelve la mayoría de los casos reales en PyMEs.

¿Esto significa que echo gente?+

Casi nunca es lo que pasa, y no es lo que proponemos. Si tu objetivo sí es reducir dotación, decilo de entrada para que el proyecto se diseñe con eso a la vista.

¿Qué pasa si la automatización falla un día?+

Todo proceso automatizado queda con alerta y con procedimiento manual de respaldo documentado. Si algo se corta, alguien se entera en minutos y hay un paso a paso para seguir a mano mientras se arregla.

¿El código queda a mi nombre?+

Sí. No usamos plataformas propietarias que te dejen atado.